Dokumenttien hallintaa.

[alfred_j_kwak]

Polkaistaan nyt tällainenkin ilmoille. Asia kiinnostaa, koska työn puolesta on vaikka minkälaisia ohjeita, tarjouksia, tilausvahvistuksia ja lähetyslistoja. Manuaaleja tietty tuhansia sivuja, mutta niitä voi työntää ihan läppärin kansioihin - tai niin kuin tuolla toisaalla kirjoittelin, niin tuohon omena-tablettiin.
Nuo vähäisemmät paperit on ongelma, koska niihin joutuu aina välillä palaamaan ja tähän asti ne ovat pyörineet aikansa jossain kasassa, josta ne sitten työnnetään silppuriin tai suoraan roskiin.

Skannausta olen miettinyt ja vielä tekstintunnistuksella jotta voisi tekstihaulla kaivella arkistoja. Vähän aikaa sitten törmäsin Paperless-ngx projektiin. Dockkeroin sen testiin tuohon palvelimelle ja vaikuttaa melko lupaavalta. Käyttöliittymä on web-pohjainen ja siihen voi suoraan raahata pdf-dokumentteja, jotka systeemi ajaa tekstintunnistuksen läpi. Lisäksi liitin yhden gmail-tilin tuohon ja voin lähettää liitetidostollisen postin tuonne gmailiin, josta se jonkun minuutin päästä valuu softan tunnistettavaksi.

Dokumentteihin voi lisäillä tageja ja vastuuhenkilöitä, joilla saa suodateltua sisältöä. Paras on kuitenki tuo tekstihaku. Jos on vaikka joku komponentti räpylässä ja mietit koska se on hankittu ja mikä sillä oli silloin hinta, niin tuolta se löytyy.

Nyt pitäisi löytää jostain skanneri, jolla saa työnnettyä paperit suoraan tuonne softan kansioon. Ilmeisesti nuo yhdistelmälaitteet on tällä hetkellä halvimpia, jos haluaa wifi:llä olevan skannerin.

Viikonlopun nimiin olisi ajatus viritellä sama systeemi kotiin tuohon Synologyn NAS-purkkiin. Saisi ajaa kaikki laskut, vakuutuskirjat, kuitit ja takuupaperit suoraan tuonne. Nyt on keittiössä yksi laatikko täynnä takuulappuja ja puhelimessa niistä otettuja valokuvia.

Tuossa vielä lista tiedostomuodoista joita tuo tällä hetkellä pureskelee:

Pudotin kokeeksi tuon kuvan softan käsiteltäväksi, niin teki tuosta pdf-tiedoston ja kaikki tekstit ovat haettavissa. Jos hakee vaikka 'paperless', niin saa tuollaisen:

Ensivaikutelma ihan hyvä. Katsotaan kuinka monta päivää jaksaa kiinnostaa. Skannaaminen pitäisi saada mahdollisimman helpoksi ja puhelin-skannaus-lähetys pitäisi saada toimimaan. Näyttää nykyään olevan suuri osa puhelimen skannaus-softista maksullisia.

 

[V361]

Jos niitä kuitteja yms. on paljon niin kandee ottaa ne mukaan duuniin ja ajaa automaattisyöttöisen skannerin läpi johonkin sähköpostiin, tietysti jos se automaatti huolii erikokoista paperia sinne nipussa.
Ihan hyvän tuntuinen softa, tartteekin vilkaista...itellä on kuitit pdffinä naspalvelimella ja maksullisella kuukkelin tallennustilalla....

 

[LPR]

Miten noiden digitaalisten arkistoiden säilyvyys ja ohjelmistojen ja vaikkapa pilvipalveluiden toimivuus on turvattu esim. 50 tai 100 vuoden päästä? Toki murto-osa on sellaisia, joita oikeaati tarvitsee säilöä niin kauan, mutta sellaisiakin on. Onko historiantutkijoilla enää 50-200 vuoden päästä käytettävissä mitään materiaalia 2000-luvun alkupuolelta?

 

[alfred_j_kwak]

Miten noiden digitaalisten arkistoiden säilyvyys ja ohjelmistojen ja vaikkapa pilvipalveluiden toimivuus on turvattu esim. 50 tai 100 vuoden päästä? Toki murto-osa on sellaisia, joita oikeaati tarvitsee säilöä niin kauan, mutta sellaisiakin on. Onko historiantutkijoilla enää 50-200 vuoden päästä käytettävissä mitään materiaalia 2000-luvun alkupuolelta?

Kuvat ja tekstimuodossa oleva tieto on aika siirrettävä ja säilyvä formaatti.
ASCIi -merkistö on tullut vuonna -63, eikä tunnu olevan menossa mihinkään. Teksti etuna on sen pakkautuvuus.
Tekstimuotoinen raamattu on vähän yli 4Mb. Kuvat tulee olemaan se suurin ongelma - etenkin ihmisten kotialbumit. Pitäisi olla tapana ottaa paperilla joku 4-5 'filmirullallista' vuodessa, niin jäisi jälkipolville ihmeteltävää.

 

[jusape]

Mnää vaan eppäilen, että jossain kohtaa tulee se tilanne, että tää kaikki digitalisoitu tieto tulee vähintään ainakin osittain katoamaan.
On se sitten ihan mitä vaan, mitä sähköisesti käsitellään, pankkitilit, dokumentit, kuvat ja jne .....

Toivottavasti en näe itse sitä päivää.
Sillonhan tämä koko nykyinen "maailmanjärjestys" romahtaa viikinkikaudelle, ja kertaheitolla ....
Eikä siihen auta yhtään, että toitotetaan, että tiedostot on triplavarmennettuja , tai jne .......

Tulee siis varmasti joskus taas aikakausi, että "maksuvälineinä " kelpaa vain ns "oravannahat" tai lampaantaljat , tms - yms muu käyttöhyödyke - tai työpanos, että saat edes päivän sapuskat.

 

[V361]

Oon @jusape n kanssa samaa mielipuolta, diginä säilyy tulevaisuuteen vain hyvin pieni osa siitä mitä tällä hetkellä tallenteisiin on laitettu, syystä tai toisesta ne katoavat niinkuin muukin vain sähköinen toiminta nettikaupoista kryptovaluuttaan, pankki- ja pörssitoimintaan.
Historia valitettavasti toistaa itseään, niin on romahtaneet eri mantereilla kukoistaneet, pitkäikäisetkin suuret valtakunnat, nykyisen sähköisen kaupankäynnin ja yhteydenpidon vuoksi koko maapallo on nykyisellään kuin "yhtä valtakuntaa", eri maat ja mantereet ovat vain "itsehallintoalueita" sähköisessä toiminnassa.
Itse oon huomannut sellaisen seikan että scifi kirjailijat ovat reilusti aikaansa edellä, kirjoissa on jo Jules Vernen aikakaudelta lähtien kuvattu laitteita ja tapahtumia jotka tapahtuvat jossain tulevaisuudessa ja niissä kuvattuja, kirjan kirjoittamisaikana täysin utopistisia laitteita on meillä tällä hetkellä käytössä ja niitä pidetään ihan normaaleina.
Toivon mukaan tulevaisuus menee ennemmin Isaac Asimovin Säätiö sarjan kirjojen mukaan kuin MAdMAx elokuvien käsikirjoittajan tulevaisuuden näkyjen mukaan, pelkään vaan että viimeksi mainittu on nykymenolla todennäköisempää....

 

[cimo]

Kyllä se digiversio kuitenkin kauemmin säilyy luettavana kuin se Motonetin kuitti siinä Transporterin koelaudalla. Hyvä, että siitä vielä kotiin päästyä saa selvää kun on alkanut teksti virttyä.

 

[V361]

No joo, lämpötulostinpaperi onkin ihan perseestä.
Nykyisin muuten pitäisi olla kuittien säilyvyydellä raja, eli kuittitulostimien muuttumisen myötä ei enää oo lämpötulostepaperillisia.
Mulle kyllä, kun sanoin että tartten kuitin firman kirjanpitäjälle, Motonetissa tulostettiin ihan A4 paperi johon kassakuitti vielä niitattiin kiinni.

 

[alfred_j_kwak]

Itse oon huomannut sellaisen seikan että scifi kirjailijat ovat reilusti aikaansa edellä, kirjoissa on jo Jules Vernen aikakaudelta lähtien kuvattu laitteita ja tapahtumia jotka tapahtuvat jossain tulevaisuudessa ja niissä kuvattuja, kirjan kirjoittamisaikana täysin utopistisia laitteita on meillä tällä hetkellä käytössä ja niitä pidetään ihan normaaleina.

Tää johtuu kyllä siitä, että kun kaikista mahdollisista skenaarioista on kirjoitettu, niin joku niistä osuu oikeaan. Näissä sama kuin niissä sammakoista säätä ennustavissa ukoissa - joka vuosi joku niistä on pinnalla kun osui oikeaan.

 

[V361]

Tää johtuu kyllä siitä, että kun kaikista mahdollisista skenaarioista on kirjoitettu, niin joku niistä osuu oikeaan. Näissä sama kuin niissä sammakoista säätä ennustavissa ukoissa - joka vuosi joku niistä on pinnalla kun osui oikeaan.

Niin, teoriassa kyllä.
Mutta mites on kun radio on ollut uusi ja ihmeellinen, lankapuhelin juuri keksitty, niin kirjailija kertoo "näköseinistä" joilla voi kaksisuuntaisesti viestiä kuvallisesti maapallon toiselle puolelle, viestintäkypäröistä joiden visiiriin voi heijastaa karttoja, kuvia tai keskusteluyhteydessä olevan kasvot ja jolla paikannetaan itsesä missä ollaan....
On ollu hieman aikaansa edellä....

 

[alfred_j_kwak]

Niin, teoriassa kyllä.
Mutta mites on kun radio on ollut uusi ja ihmeellinen, lankapuhelin juuri keksitty, niin kirjailija kertoo "näköseinistä" joilla voi kaksisuuntaisesti viestiä kuvallisesti maapallon toiselle puolelle, viestintäkypäröistä joiden visiiriin voi heijastaa karttoja, kuvia tai keskusteluyhteydessä olevan kasvot ja jolla paikannetaan itsesä missä ollaan....
On ollu hieman aikaansa edellä....

...tai Skynet tuhoaa ihmiset. Tarjolla on ollut vuodet 1995, 1997, 2003, 2004, 2011, 2017 ja tällä hetkellä arvio olisi joskus 2020 luvulla. Ehkä tossakin joku osuu oikeaan.

Ainakin mun takuukuitit on turvassa pfd-muodossa siihen asti.

 

[Jammu]

Aloituksen prokkiksesta en mitään tiiä ja hyvin syvästi vihaan etenkin paperidokkarien kanssa turailua, kuitit jne. Suurin osa yrityksen dokumenteista onkin pdf-muodossa eli pyrin että laskut tulee pdf tai e-laskuin ja paperiset skannaan tai tulostan pdf-muotoon.

Kirjanpitäjä ehdotteli e-taskua, no mitää kk-maksullista en ota. Enkä itse saa siitä mitään lisäarvoa muuten kuin että hänen työnsä hiukka nopeutuu

Mitkä lie projektin lähtökohdat jos jonkinlaista pitäikäisyyttä tai ilmaisuutta tavoittelee samassa varmaan jotkut open source-kuvioista lähtöisin olis hyvää.

Sitten tulee mieleen backupit ja versionhallinta, GIT-systeemi enempi softakikkuloinnille, mutta eiköpä sellaistakin voi soveltaa...töissä käytetään rakentelu/softahommissa ja nyt myös ollut jonkin aikaa työnantajan tarjoamana oma alusta

 

[V361]

...tai Skynet tuhoaa ihmiset. Tarjolla on ollut vuodet 1995, 1997, 2003, 2004, 2011, 2017 ja tällä hetkellä arvio olisi joskus 2020 luvulla. Ehkä tossakin joku osuu oikeaan.

Ainakin mun takuukuitit on turvassa pfd-muodossa siihen asti.

No juu en mäkään nyt usko että ihan hekikohtaoitis näin tapahtuisi, mutta pidemmällä aikavälillä 50-1000 vuotta ei mikään mahdoton ajatus...

 

[alfred_j_kwak]

Missio jatkuu. Asentelin ja otin juuri käyttöön Synology Photos -ohjelman. NAS:illa palvelu ja puhelimeen, sekä tablettiin appi, joka synkronoi valokuvat tuonne NAS:in kiintolevylle. Siitä vielä kerran viikossa ajetaan ulkoiselle USB-kiintolevylle erillinen varmistus.
Sekakäyttäjän ongelma on ollut Android/Apple epäpyhä liitto, jossa kumpikaan ei jaa eikä kerro - nyt jakaa.

Tossa Synologyssa on suoraan mahdollisuus päästä ulkoverkosta käsiksi palveluihin, joten synkronti pitäisi onnistua matkaltakin - tosin minulla ei siihen taida olla tarvetta.

 

[alfred_j_kwak]

Skanneri asia mietityttää. Näyttävät suosivan ihan oikeita dokumenttiskannereita. Brother ADS-1700 olisi sieltä malliston alkupäästä. Pieni, kaksipuoleisella skannauksella, arkinsyöttölaitteella ja wifi. Tätä pitää nyt sulatella ainakin putoamiskiihtyvyys x klapin harkinta-aika.